前言

前幾天介紹了在溝通當中相當於是「心法」的部分，今天來談點具體看得到的東西，也作為溝通系列的結尾。

溝通除了面對面談話以外，在現代工作模式改變與通訊軟體的成熟下，使用各種工具來主導或輔助也佔了很大的比重，那麼，在團隊溝通過程當中會有哪些軟體工具參與進來呢？又該如何挑選呢？

即時通訊軟體

現今工作免不了使用各式的即時通訊(Instant messaging)軟體，搜集我週圍的親朋好友，被拿來在工作上、團隊內的應用包含以下，我先做初步分類。

文字影音類型，這類型的軟體廣泛應用在生活、工作與娛樂當中，提供使用者以文字、圖片(或貼圖)、語音與視訊方式進行聯繫。包含 Discord、LINE、Messanger、Skype、Telegram、WeChat、WhatsApp (按字母排序)。

協作型，這類型也具備文字與音訊/視訊溝通的能力，但特別在團隊協作上進行了強化，為生力進行考量，多半體現在豐富的第三方應用整合。包含 Slack 與 Teams，這兩款都擁有強大的生產力支援，值得團隊體驗。

會議型，這類型的軟體強項是拿來進行線上會議 (或簡報)，為會議進行提供了實用功能，例如錄影、雷射筆、舉手與分組討論等功能。包含 Google Meet 與 Zoom。

若有沒被列出但相當實用的工具歡迎讀者提供。

在這些已列出的工具軟體可以看出，除了會議型有很強烈目的性之外，其他的工具軟體皆有供團隊長期使用以保持日常聯繫的基礎，相信這些應用服務也都出現在你我的日常當中。

但認真以團隊協作來思考的話，就得再斟酌一些，在此以一個 Scrum Team 的日常為出發點，我認為一款高效、適合團隊溝通的軟體工具，需要盡可能滿足以下特性：

1. 專注力確保
   • 靈活的通知管理，能夠方便針對個人或群組，立即性或時間區段性的開啟與關閉通知，以避免打擾或漏接資訊。
   • 有緊急鈴機制。
2. 清楚的互動表達
   • 文字訊息可進行格式化，例如支援 Markdown 格式。
   • 能夠針對訊息進行心情回饋，例如附加 emoji 在特定訊息上。
   • 能夠自由開立群組，與特定人員進行小組溝通。
   • 具有良好的回應機制，避免人多字雜，看不出回應的對象。
   • 具有全群組標記(tag) 與個人標記功能。
3. 資料的可取得性
   • 能夠搜尋對話記錄與附件，且範圍可以跨越個人與群組。
   • 能夠針對重點資訊進行保存、收藏、標記為重要等，供事後快速查找。
   • 能夠永久保存對話記錄與附件，除非當事人刪除它。
   • 能夠在各種介面上使用，如 Mobile App 與 Web，以便隨時取得資訊，方便定點辨公或外出使用。
4. 生產力考量
   • 能夠排程發送訊息。
   • 自動化功能，例如依條件觸發回應、定期/到期前提醒。
   • 整合第三方工具的可能。

另外，若對這類軟體的排行統計資訊有興趣的讀者，可以參考：

• SimilarWeb 統計台灣 App Store / Google Play 溝通軟體排行
• Most popular global mobile messenger apps as of July 2021

使用獨立通訊軟體

如果可能，建議團隊要有獨立的通訊軟體，讓團隊有個明確、與日常生活分離的平台來承載工作上的資訊，一來保持工作上的專注，二來避免影響生活，三來避免重要資訊到處流動。

當遠距工作加入戰局

近幾年因為疫情與通訊科技的成熟，遠距工作的機會日漸增加，實行遠距工作會有不少挑戰，詳細分析預計在後續文章分享，現在先以「溝通」層面做點說明。

遠距工作最容易想到的衝擊，就是人不在面前了。Alistair Cockburn (2002) 提出不同溝通模式(Modes) 與效能 (Effectiveness) 之間的關係 (來源)，按照效能由大到小排序如下：

• 面對面交談，並配合白板
• 面對面交談
• 視訊交談
• 電話交談
• 錄影帶
• 電子郵件
• 錄音帶
• 紙 / 文件 (原文: Paper)

再把時間往回推，Daft & Lengel (1983) 對於媒體豐富性的排序 (來源) 為：面對面 → 電話 → 個人的文書(如信件、備忘錄) → 正式的(Formal)文書(如公告、文件) → 正式的數字 (如電腦輸出)。

當然這些理論有些年紀，當前通訊軟體高度發展下，這些排序可能會有變化。回到現在，就算拋開理論，我們應該同意面對面是最能夠充分表達與接收資訊的溝通模式，但在遠距的情況下，它該如何應對呢？

看得到臉先贏一半！所以打開視訊的線上會議是基本功，這不難做到，為了化解尷尬，主流線上會議軟體也都有提供虛擬化背景的功能。再來就是白板了，最近常被應用的 miro 是個線上虛擬白板服務；而以有趣與模擬臨場感而聞名的 Gather 也提供了另一種選擇，它整合了 Ereaser 白板服務，一樣可以實現有白板、有視訊。

miro

miro 提供了無限大的白板空間，供參與者即時編寫。內建幾合圖形與線條，你可以自由拖拉，並在物件之間拉取連線。miro 也提供了多種模板，讓你快速起步。配合豐富的第三方服務整合，例如可以嵌入 Google 文件、試算表、簡報，並可以直接在 miro 當中讀取；發送通知至 Slack；甚至在敏捷工作流程上也有所支援，例如 Planning Poker，以及常見用來作為虛擬看板的 Asana、Jira 與 Trello 都有一定程度的整合。

Grather

Gather 在線上虛擬了辨公室，設計上頗有巧思，例如：人與人距離變化將影響聲音、具有會發出聲音的物件(如水池)、允許團隊成員自由建設等，處處努力營造團隊「在一起」的感覺，而內建的 Eraser 白板服務相較 miro 則簡單許多，但仍不失為一種選擇。

當然將它應用在溝通也是不錯的，具備基本的文字溝通功能，並可進行視訊、音訊對話。然而要完全發揮它的價值，必須讓團隊長時間在線，才能實現「走到座位旁搭話」與「在茶水間偶遇」的情景 (雖然這兩者的重要性可能被過度跨大了)，從這個角度來看，它算不上輕巧。

另外，於 10/23 即將到來的 MOPCON 2021 也使用 Grather 作為攤位與大地遊戲的應用，早些時間於 9/4 舉行的 SITCON 2021 應用了 Grather 搭建虛擬會場。期待未來看到更多有趣的應用，為遠距擴展更多的可能。

各種媒體

現代的溝通不僅僅是簡短文字、語音，更多時候會需要圖片、影片、文件等交流，對於軟體開發團隊而言，程式碼本身也是溝通中時常出現的重點對象。

如果您的安全政策允許，將所有文件改至線上服務是個不錯的選擇，例如 Google Docs 與 Microsoft Office 365。這些線上工具時至今日已提供強大的編輯功能，並有良好的分享與協作性，會讓你的資料傳遞過程大為簡化，也減少了各種版本變更問題。

而程式碼部分，則可以直接在 Github 與 Gitlab 進行文字性的溝通，或利用其提供的程式碼行數標示功能將程式碼轉分享至其他通訊工具上。

後記

溝通篇章告一段落，擁有良好溝通能力的團隊才能彰顯敏捷。邀請讀者反思，現在團隊在溝通上還有什麼改進空間？